CLAVES PARA ORGANIZAR UN EVENTO

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Inauguramos el blog de Alter3sesenta siendo prácticos. Hagamos un ejercicio juntos: imagina que son las ocho de la mañana y cruzas la puerta de la oficina. De camino has tenido que soportar un atasco monumental y una tormenta del demonio que te hace recordar el (horroroso) paraguas que te regaló tu cuñado las pasadas Navidades. En el aparcamiento donde sueles dejar el coche, ni un solo hueco. Tras caminar un buen rato bajo la lluvia, soltando algún que otro improperio, confías en que la ley de Murphy haya tocado techo por hoy. ¡Pero no! En la primera reunión de la semana – siendo aún más trágicos, situemos la acción en un lunes – tu jefe cuenta que la empresa va a organizar un evento para presentar las novedades del producto estrella de la compañía, invitando a clientes, personalidades y altos directivos. ¿Hace falta que te preguntemos a quién le ha tocado encargarse de todo? Si estás en esa situación o simplemente te hemos enganchado a esta historia, sigue leyendo. RESPIRA TRANQUILO: organizar un evento no es complicado si seguimos unas pautas y delegamos en profesionales. A continuación te damos unas pistas para que sepas por dónde empezar.

IDENTIFICA EL OBJETIVO PRINCIPAL DE CELEBRACIÓN

Aunque esto parece obvio, en muchas ocasiones nos encontramos con clientes que nos solicitan asesoramiento para la organización de un evento sin tener claro su propósito. Las diferencias son abismales si queremos promocionar un producto, motivar a un equipo, realizar una proyección o celebrar un aniversario. Piensa que los medios, el protocolo y las necesidades no tienen nada que ver según lo que queramos conseguir. No es lo mismo un evento abierto al público que uno privado o incluso interno, como tampoco el enfoque será igual si acudirán autoridades y periodistas o si el ambiente será más informal. Cada tipo de celebración tiene sus señas de identidad.

CALCULA EL NÚMERO DE PERSONAS QUE ACUDIRÁN

Esta cifra nos ayudará a elaborar un presupuesto lo más aproximado posible de los costes derivados de la organización. Hay que pensar en un local con aforo suficiente, equipos técnicos, catering, transporte, detalles con los que mimar a los invitados… No precisaremos del mismo sistema si en la sala somos 10 personas que si somos 200. Detallar con cuántos invitados pensáis contar permitirá que ajustemos el presupuesto y demos un asesoramiento lo más preciso posible, reduciendo costes sin renunciar a la calidad. ¿Te has planteado que el evento se retransmita en streaming? Es otra opción (mucho más asequible de lo que imaginas) a tener en cuenta, aumentando hasta el infinito el número de personas a las que podrá llegar el mensaje. Decidir estas cuestiones son imprescindibles de cara a una puesta de largo perfecta.

EL EVENTO PUEDE SER UTILIZADO EN EL FUTURO

En la era de las redes sociales es muy raro no explotar dicho evento y crear piezas audiovisuales que puedan aumentar el impacto en los canales corporativos. Tener claro qué utilidad se le dará a la celebración en el futuro es clave. Hay que pensar si sólo hacemos foco en redes, si emitiremos en televisión o si nos conformamos con un vídeo interno. La pieza audiovisual se editará para que podáis sacarle el máximo partido.

EL AMIGO QUE SE CREE FOTÓGRAFO PROFESIONAL NO ES LA MEJOR OPCIÓN

Si nos ha tocado organizar un evento multitudinario, nuestro consejo es que evites reducir costes utilizando a viejos conocidos. Una celebración requiere de medios técnicos profesionales en los que tener en cuenta numerosos parámetros que, en ocasiones, precisan de montajes. Delegar la parte técnica en Alter3sesenta, pedir presupuestos e informarte de las personas que conforman el equipo es lo mejor. Recibirás asesoramiento y nos adaptaremos al presupuesto de partida. Las felicitaciones mejor cuando veas que el evento sale perfecto en vez de al ahorrarte 500 euros al usar a un amigo con reflex que te saque las fotos gratis. ¿Cuántas veces has escuchado aquello de que lo barato sale caro? Pues tenlo en cuenta y no escatimes en contratar a personas con experiencia.

Vale que hemos estrenado blog hablando de la ley de Murphy y animándote a dejar de lado a esos colegas que te prometían sacar adelante la fiesta por dos duros, pero te aseguramos que son muchos años de experiencia y que nos darás las gracias si sigues cada consejo al pie de la letra. Ahora sólo tienes que ponerte en marcha y seguir cada nueva publicación que lancemos.

¡Ya sabes dónde encontrarnos!

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